5 fouten in de administratie van een kleine garage

De auto is klaar, de volgende klant staat al aan de balie en de telefoon gaat. Juist op zo'n moment blijft een werkbon half ingevuld of verdwijnt een inkoopbon op het bureau. Met een paar vaste controles verklein je de kans op zoekwerk en gemiste factuurregels.

1. Geen duidelijk overzicht van openstaand werk

Een afspraak staat in je telefoon, de werkbon ligt op de printer en een besteld onderdeel staat alleen in een WhatsApp-bericht. Dan is het lastig om te zien welke voertuigen wachten, bezig zijn of klaarstaan.

Geef iedere klus één vaste status, bijvoorbeeld:

ingepland;
voertuig binnen;
wachten op onderdelen of akkoord;
bezig;
klaar voor controle;
klaar voor factuur.

Kijk aan het begin en einde van de dag naar alle openstaande werkbonnen. Vraag bij iedere bon: wie pakt deze klus op, wat ontbreekt er en wat is de volgende stap? Zo blijft een voertuig dat op een onderdeel wacht zichtbaar.

2. Uren en onderdelen pas achteraf opschrijven

Een extra halfuur diagnose, een bus remmenreiniger of een los bevestigingsdeel lijkt klein. Aan het einde van een drukke dag weet je niet meer bij welk voertuig het hoorde. De factuur klopt dan niet met het werk dat je hebt uitgevoerd.

Leg arbeid en onderdelen vast terwijl de klus openstaat:

Start de tijdregistratie of noteer de begintijd.
Zet een gebruikt onderdeel direct op de werkbon.
Schrijf extra werkzaamheden in gewone taal op.
Controleer de bon voordat het voertuig de brug af gaat.

Met digitale werkbonnen blijven uren, onderdelen en werkzaamheden bij dezelfde klus. GarageManager neemt deze regels mee wanneer je de werkbon omzet naar een factuur in het factuurprogramma voor autobedrijven.

3. Klant en voertuig door elkaar halen

Een kenteken hoort bij een voertuig, maar niet altijd voor altijd bij dezelfde klant. Een auto wordt verkocht, een gezin heeft meerdere voertuigen of een zakelijke klant brengt verschillende bussen. Als je alles in één notitieveld zet, loopt de historie door elkaar.

Controleer bij de intake:

de naam en het telefoonnummer van de klant;
het kenteken en de kilometerstand;
wie de factuur ontvangt;
de klacht of afgesproken werkzaamheden;
hoe de klant akkoord geeft op extra werk.

Bewaar de onderhoudshistorie bij het voertuig en de contact- en factuurgegevens bij de klant. Pas gegevens aan zodra een klant een nieuw telefoonnummer doorgeeft of een voertuig verkoopt. Goed klantenbeheer voor een garage begint met deze simpele controle.

4. Dezelfde gegevens meerdere keren overtypen

Schrijf je een adres eerst op de werkbon, daarna in je factuurprogramma en vervolgens in de boekhouding? Dan moet je iedere wijziging op drie plekken uitvoeren. Hetzelfde geldt voor factuurregels en btw-bedragen.

Teken voor jezelf de route van een klus uit:

afspraak → klant en voertuig → werkbon → factuur → boekhouding

Noteer bij iedere stap welke gegevens je opnieuw invoert. Begin met de grootste herhaling. Zorg bijvoorbeeld dat de klant en het voertuig al aan de werkbon hangen voordat de monteur begint. Kies daarna een vaste manier om de factuur naar je boekhouding te sturen.

GarageManager houdt klant, voertuig, werkbon en factuur bij elkaar. Voor ondersteunde pakketten zet een boekhoudkoppeling de factuur door naar de boekhouding.

5. Geen vast administratiemoment

Alleen naar de omzet van deze maand kijken is niet genoeg. Een verstuurde factuur is nog geen ontvangen betaling. Een volle planning zegt ook niet of alle onderdelen en uren zijn gefactureerd.

Plan daarom iedere week een kort administratiemoment. Controleer:

welke werkbonnen nog openstaan;
welke afgeronde klussen nog geen factuur hebben;
welke facturen over de betaaltermijn zijn;
of inkoopbonnen aan de juiste periode zijn toegevoegd;
of bankbetalingen bij de juiste factuur staan;
welke bedragen je apart houdt voor btw en belasting.

Doe deze controle op een vast tijdstip, bijvoorbeeld iedere vrijdag na de laatste klus. Een kwartier per week is een praktisch startpunt, geen landelijk gemiddelde. Een garage met meer voertuigen of personeel heeft meer tijd nodig.

Bewaar de administratie op een controleerbare manier

De Belastingdienst noemt onder meer ontvangen en verzonden facturen, bankafschriften, contracten, agenda's en softwaregegevens als onderdeel van de administratie. Basisgegevens moet je in het algemeen zeven jaar bewaren. Een digitale factuur bewaar je in de vorm waarin je die hebt ontvangen of verstuurd.

Bewaar een bestand dus niet alleen in een mailbox van een medewerker. Kies een vaste map of een systeem waar de administratie terug te vinden is. Maak ook een reservekopie van gegevens die alleen lokaal staan. De actuele uitleg staat bij de Belastingdienst over administratie bewaren.

Een vaste afsluitcontrole per werkbon

Gebruik deze korte controle voordat je factureert:

Kloppen klant, voertuig en kilometerstand?
Staan alle uren en onderdelen op de werkbon?
Is extra werk door de klant goedgekeurd?
Zijn kortingen en btw gecontroleerd?
Is duidelijk wat je hebt uitgevoerd?
Staat de juiste betaaltermijn op de factuur?

Je administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. De winst zit in dezelfde gegevens één keer vastleggen en iedere open werkbon op een vast moment nalopen. Wil je pakketten naast elkaar zetten, vergelijk garagesoftware dan op deze dagelijkse handelingen.