Zo gebruik je digitale werkbonnen in een kleine garage

Een klant zet de auto neer voor een beurt. Tijdens de controle zie je versleten ruitenwissers en een lekkende schokdemper. Op een los briefje raakt zo'n aanvulling makkelijk kwijt. Een digitale werkbon houdt de opdracht, uren, onderdelen en afspraken bij dezelfde klus.

Wat is een digitale werkbon?

Een digitale werkbon is het werkdossier van één klus. De bon hoort bij een klant en voertuig. Daarop staan de afgesproken werkzaamheden, bevindingen, uren, onderdelen en status van de klus.

De bon groeit tijdens het werk. Bij de intake leg je de opdracht vast. De monteur vult uren en onderdelen aan. Voor extra werk noteer je het akkoord van de klant. Na de eindcontrole zet je de afgeronde bon om naar een factuur.

Wat zet je minimaal op de werkbon?

Begin niet met tientallen verplichte velden. Leg vast wat de monteur, balie en klant nodig hebben:

klant en contactgegevens;
kenteken, voertuig en kilometerstand;
klacht of afgesproken werkzaamheden;
datum en verantwoordelijke monteur;
gewerkte tijd;
gebruikte onderdelen en aantallen;
bevindingen en extra afspraken;
status van de klus;
akkoord op werk buiten de oorspronkelijke opdracht.

Schrijf concreet. "Grote beurt volgens afspraak, inclusief olie 5W-30 en oliefilter" zegt meer dan "onderhoud gedaan". Zet interne opmerkingen apart van tekst die op de factuur of naar de klant gaat.

Stap 1: maak de bon bij de afspraak

Wacht niet tot het voertuig op de brug staat. Maak de werkbon zodra de afspraak vaststaat. Noteer de klacht in de woorden van de klant en voeg de afgesproken werkzaamheden toe.

Controleer bij binnenkomst het kenteken, de kilometerstand en zichtbare schade. Maak zo nodig een foto en zet die bij de werkbon. Dat geeft later duidelijkheid over wat al aanwezig was.

GarageManager koppelt de afspraak aan klant en voertuig. Bij het invoeren van een kenteken haalt de RDW-koppeling beschikbare voertuiggegevens op.

Stap 2: leg werk vast terwijl je bezig bent

Zet een onderdeel op de bon zodra je het monteert. Registreer tijd per klus met een begin- en eindtijd of een timer. Zo hoef je aan het einde van de dag niet te gokken hoeveel tijd bij welk voertuig hoorde.

Vind je extra werk? Schrijf eerst op wat je hebt gezien, wat de oplossing kost en wat de klant besluit. Noteer ook als de klant het werk uitstelt. De werkbon is dan een feitelijk verslag van de afspraak, geen geheugensteuntje in het hoofd van één monteur.

GarageManager registreert uren op de werkbon en voegt onderdelen uit de productcatalogus toe. Bestel je via de ondersteunde grossierskoppeling, dan komen de bestelde onderdelen bij de bon te staan. Bekijk ook hoe tijdregistratie in de werkplaats werkt.

Stap 3: controleer voordat de auto naar buiten gaat

Maak van "klaar" niet meteen "factuur verstuurd". Doe eerst een korte afsluitcontrole:

Zijn alle afgesproken werkzaamheden uitgevoerd?
Staan uren en onderdelen op de juiste bon?
Is het akkoord voor extra werk vastgelegd?
Zijn openstaande adviezen duidelijk beschreven?
Kloppen klant, voertuig en kilometerstand?
Heeft iemand de bon gecontroleerd?

Pas na deze controle rond je de werkbon af. GarageManager neemt klantgegevens, werkzaamheden, uren en onderdelen mee naar het factuurprogramma voor autobedrijven. Je controleert de factuur en verstuurt die als PDF.

Wat verandert er voor de monteur?

Een digitale werkbon werkt alleen als invullen minder moeite kost dan een los briefje. Spreek daarom af wanneer de monteur iets vastlegt. Bijvoorbeeld:

tijd starten bij het begin van de klus;
onderdeel toevoegen zodra het wordt gebruikt;
foto maken bij schade of een opvallende bevinding;
notitie toevoegen voordat de auto van de brug gaat;
status wijzigen als de klus op akkoord of onderdelen wacht.

Zet een computer, tablet of telefoon op een plek waar de monteur er tijdens het werk bij komt. Moet hij eerst naar kantoor lopen, dan blijft informatie alsnog liggen.

Papier niet in één dag weggooien

Stap over met een korte proef. Kies bijvoorbeeld vijf echte klussen en voer papier en digitaal tijdelijk naast elkaar uit. Controleer na iedere klus:

Welke informatie stond alleen op papier?
Welke velden gebruikte niemand?
Kon de balie de status zonder navragen zien?
Kwamen uren en onderdelen goed op de factuur?
Kon je de bon later terugvinden op klant of kenteken?

Pas daarna je vaste werkwijze aan. Spreek ook af vanaf welke datum de digitale bon leidend is. Anders blijven er twee administraties naast elkaar bestaan.

Een werkbon is geen factuur

De werkbon beschrijft de opdracht en uitvoering. De factuur vraagt om betaling en bevat eigen verplichte gegevens. Controleer dus niet alleen of de werkbon compleet is, maar ook of de factuur aan de regels voldoet. In het artikel over wettelijke eisen voor een garagefactuur staat wat je controleert.

Digitale werkbonnen nemen vakkennis niet over. Ze geven de werkplaats wel één dossier voor de klus. Daardoor is duidelijker wat is afgesproken, uitgevoerd en gefactureerd.

Wil je zien welke gegevens GarageManager op een bon vastlegt? Bekijk de werkbon software voor garages. Wil je meerdere pakketten op je eigen werkwijze testen, vergelijk garagesoftware dan met dezelfde vijf proefklussen.