Wat moet er op een factuur van een garage staan?

Repareer je een auto voor een bedrijf? Dan moet je meestal een factuur sturen. Bij een particuliere klant hoeft dat meestal niet, al geven veel garages natuurlijk wel een factuur of bon mee. Hieronder zie je wat er op een volledige factuur staat en welke voertuiggegevens handig zijn.

Wat moet er op de factuur staan?

Moet je een factuur sturen? Zet er dan volgens de Belastingdienst in ieder geval deze gegevens op:

Je volledige naam en adres, en die van je klant
Je btw-identificatienummer (met NL ervoor)
Je KvK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven
De factuurdatum
Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief omvang (bijvoorbeeld: 2 uur arbeid, 1 oliefilter)
De datum waarop je hebt geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum
Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag

De volledige lijst staat op de website van de Belastingdienst.

Btw-tarieven in de garage

In de meeste garagesituaties geldt 21% btw op zowel arbeid als onderdelen. Dat is het algemene tarief voor reparaties, onderhoud en vervangende onderdelen.

Het 9% verlaagde tarief komt in een garage zelden voor. Dat tarief geldt vooral voor producten als levensmiddelen en bepaalde medicijnen. Voor autowerk geldt het niet.

Verkoop je onderdelen of werk aan een bedrijf in een ander EU-land? Dan kan soms het 0%-tarief gelden, maar daar zitten extra voorwaarden aan. Voor gewoon onderhoud en reparaties in Nederland reken je vrijwel altijd 21%.

Tip: zet arbeid en onderdelen apart op de factuur. Dat is niet altijd wettelijk verplicht, maar wel handig voor je boekhouding en voor klanten die het overzicht willen.

Kenteken en kilometerstand: handig, niet verplicht

Veel garages vermelden het kenteken en de kilometerstand op de factuur. Dat is geen wettelijke verplichting, maar wel gangbaar in de autobranche.

Waarom het toch zinvol is:

De klant ziet direct om welk voertuig het gaat
Je houdt de onderhoudshistorie beter bij
Bij vragen of discussies heb je een duidelijke referentie

Zet je het kenteken erop, dan voorkom je verwarring bij klanten met meerdere auto's.

Offerte, werkbon en factuur: wat is het verschil?

Drie documenten, drie doelen:

Offerte: Je beschrijft vóór de klus wat je gaat doen en tegen welke prijs of prijsinschatting. Accepteert de klant de offerte, dan ontstaat een afspraak waar beide partijen zich aan moeten houden.
Werkbon: Intern document (of voor de klant) met wat je gaat doen of hebt gedaan. Geen vervanging van een factuur.
Factuur: Het document waarmee je om betaling vraagt. Hier gelden de factuureisen.

Een werkbon is geen factuur. Meestal stuur je de factuur na de klus. Vraagt de garage vooraf om een aanbetaling, dan kunnen ook voor die vooruitbetaling factuurregels gelden.

Veelgemaakte fouten

De meest voorkomende fouten in garages:

Factuurnummers die niet opeenvolgend zijn of vaker dan één keer worden gebruikt
Ontbrekend btw-nummer of KvK-nummer
Te vage omschrijving ("reparatie auto" in plaats van concreet werk)
Verkeerd btw-tarief of geen aparte btw-specificatie

Meer administratieve valkuilen? Lees ook ons artikel over veelgemaakte fouten in garage-administratie.

Bewaren en versturen

Bewaar je facturen 7 jaar. Krijg of verstuur je een factuur digitaal, bewaar hem dan ook digitaal. Een papieren factuur mag je scannen, zolang de scan volledig en goed leesbaar is.

Werk je voor een ander bedrijf? Stuur de factuur dan uiterlijk op de vijftiende dag van de volgende maand. Stuur je hem later, dan kan de btw toch al bij je eerdere btw-aangifte horen.

Voor facturen tot € 100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken met minder gegevens. Bij grotere bedragen gelden de volledige eisen. Dat is bij bijna elke reparatie het geval.

Meer over de regels rond factureren lees je op Ondernemersplein.

Conclusie

Een volledige garagefactuur bevat je bedrijfsgegevens, die van de klant, een doorlopend factuurnummer, een duidelijke omschrijving van het werk en de juiste btw-specificatie. Kenteken en kilometerstand zijn niet verplicht, maar maken voor de klant wel duidelijk om welk voertuig het gaat.

Wil je na het werk snel en correct factureren? Zet je werkbon om naar een factuur via ons factuurprogramma voor autobedrijven.