Starten als zzp-automonteur: een praktische checklist

Wil je voor jezelf beginnen als automonteur? Dan heb je meer nodig dan gereedschap en een brug. Je moet weten waar je mag werken, welke risico's je verzekert en hoe een klus van afspraak naar factuur gaat. Met deze checklist regel je de basis voordat het eerste voertuig binnenkomt.

1. Bepaal welk werk je aanneemt

Schrijf op welke klussen je vanaf de start uitvoert. Denk aan onderhoud, banden, diagnose en kleine reparaties. Zet er ook bij welk werk je nog niet aanneemt. Zo koop je geen apparatuur voor diensten die je voorlopig niet aanbiedt.

Bepaal daarna je uurtarief, de opslag op onderdelen en eventuele kosten voor diagnose of klein materiaal. Reken niet alleen met de uren onder de motorkap. Administratie, schoonmaken, scholing en garantiegevallen kosten ook tijd. In het artikel over je uurtarief als zzp-automonteur berekenen staat een volledig rekenvoorbeeld.

2. Controleer je werkplaats en locatie

Een inschrijving bij de KVK betekent niet automatisch dat je op iedere locatie een garage mag beginnen. Controleer het omgevingsplan van de gemeente via het Omgevingsloket. Kijk ook naar de regels van je verhuurder of hypotheekverstrekker.

Voor garages gelden milieuregels voor onder meer olie, afvalwater, bodem en opslag. Welke regels gelden, hangt af van je werkzaamheden en locatie. Doe daarom voor de start de vergunningcheck in het Omgevingsloket. Het Informatiepunt Leefomgeving legt uit welke landelijke regels bij een garage horen.

Controleer in ieder geval:

• of reparatie en onderhoud op het adres zijn toegestaan;
• hoe je afgewerkte olie, banden, accu's en ander bedrijfsafval afvoert;
• welke eisen gelden voor de vloer, opslag en afvoer van afvalwater;
• of je toestemming nodig hebt voor verbouwing, reclame of een wasplaats.

3. Schrijf je bedrijf goed in

Kies een bedrijfsnaam en rechtsvorm en schrijf je bedrijf in bij de KVK. Veel zelfstandige monteurs beginnen met een eenmanszaak. Bij deze rechtsvorm ben je ook privé aansprakelijk voor schulden van het bedrijf. De KVK bepaalt bij de inschrijving samen met jou welke bedrijfsactiviteiten en SBI-code passen.

Omschrijf je werk volledig. Doe je naast onderhoud ook bandenservice, mobiele reparatie of in- en verkoop? Geef dat door. Verzekeraars gebruiken de geregistreerde activiteiten bij het beoordelen van je dekking.

4. Kies bewust welke risico's je verzekert

De meeste zakelijke verzekeringen zijn niet wettelijk verplicht. Een privé-aansprakelijkheidsverzekering dekt zakelijke schade niet. Vraag daarom gericht naar een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en controleer of schade aan voertuigen die klanten aan jou toevertrouwen onder de dekking valt.

Kijk ook naar je gereedschap, inventaris, rechtsbijstand en inkomen als je niet kunt werken. Heb je een bedrijfsauto, dan is een WA-verzekering voor dat voertuig wel verplicht. De KVK geeft een overzicht van verzekeringen voor starters. Laat een adviseur de polisvoorwaarden toetsen aan het werk dat jij echt uitvoert.

5. Zet je administratie klaar

Open een aparte rekening voor zakelijke betalingen. Voor een eenmanszaak is dat niet wettelijk verplicht, maar het houdt privé-uitgaven en garagekosten uit elkaar. Bewaar inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften, contracten en andere basisgegevens uit je administratie zeven jaar. Digitale facturen bewaar je volgens de Belastingdienst in de vorm waarin je ze hebt ontvangen of verstuurd.

Regel vóór de eerste klus:

• een vaste reeks voor factuurnummers;
• een plek voor inkoopbonnen en facturen;
• een overzicht van openstaande bedragen;
• urenregistratie voor je bedrijf en per werkbon;
• een vast moment voor btw en boekhouding.

Lees ook wat er op een factuur van een garage moet staan. De Belastingdienst beschrijft welke administratie je bewaart.

6. Maak één vaste route voor iedere klus

Een klant belt voor onderhoud. Noteer meteen de naam, het telefoonnummer, het kenteken, de klacht en de gewenste datum. Bij binnenkomst controleer je samen de opdracht en bestaande schade. Tijdens het werk zet je uren, onderdelen en extra bevindingen op de werkbon. Vraag akkoord voordat je werk toevoegt dat buiten de afspraak valt.

Na de klus controleer je de werkbon en maak je de factuur. Bewaar daarna de uitgevoerde werkzaamheden bij het voertuig. Deze vaste volgorde verkleint de kans op discussie en vergeten factuurregels.

GarageManager houdt afspraak, klant, voertuig, werkbon en factuur bij elkaar. Uren en onderdelen op de werkbon gaan mee naar het factuurprogramma voor autobedrijven.

7. Leg alleen bruikbare klantgegevens vast

Voor een werkplaats heb je meestal genoeg aan naam, contactgegevens, factuurgegevens en voertuiggegevens. Noteer geen privé-informatie die je niet nodig hebt voor de opdracht. Schrijf in een korte privacyverklaring welke gegevens je gebruikt en hoe lang je ze bewaart.

Vraag de klant bij de intake hoe je contact mag opnemen over de afspraak. Houd afspraakberichten apart van reclame of aanbiedingen. Zo blijft je klantenbestand bruikbaar en weet de klant wat hij van je ontvangt.

8. Maak de eerste week uitvoerbaar

Zet niet alleen je opening op sociale media. Zorg dat klanten je bedrijfsnaam, telefoonnummer, openingstijden en adres correct vinden. Vraag na een afgeronde klus om een eerlijke review, zonder korting of beloning aan een positieve beoordeling te koppelen.

Plan voor de eerste week minder voertuigen dan er op papier passen. Je ontdekt dan hoeveel tijd de intake, onderdelen bestellen, administratie en schoonmaak echt kosten.

Checklist voor je eerste voertuig

• Werkzaamheden en prijzen staan op papier.
• De locatie en milieuregels zijn gecontroleerd.
• KVK-inschrijving en bedrijfsactiviteiten kloppen.
• Verzekeringen passen bij voertuigen die klanten toevertrouwen.
• Factuurnummers, administratie en zakelijke betalingen zijn geregeld.
• De route van afspraak naar werkbon en factuur is getest.
• Klant- en voertuiggegevens hebben één vaste plek.
• Openingstijden en contactgegevens zijn online te vinden.

Loop deze lijst na met één proefklus. Gebruik een eigen voertuig of een bekende klant en doorloop alles van afspraak tot betaling. Dan merk je vóór de echte openingsdag waar nog een formulier, prijs of afspraak ontbreekt.

Wil je vooraf pakketten naast elkaar zetten? Vergelijk garagesoftware op werkbonnen, planning, facturatie en totale kosten.